23 Mai Weihnachtsfeier absetzen – Freibetrag, Steuerpflicht & Optimierung
Weihnachtsfeier absetzen: So nutzen Sie den 110-Euro-Steuervorteil
Die alljährliche Weihnachtsfeier ist für viele Unternehmen ein Highlight zum Jahresende. Vor allem ist sie ein Dankeschön an die Mitarbeitenden und eine Gelegenheit, gemeinsam auf Erfolge anzustoßen. Egal ob ein elegantes Dinner, ein aktives Teamevent wie Eisstockschießen oder eine gemütliche Weihnachtsfeier mit Glühwein und Musik – Firmenfeste zum Jahresausklang sind beliebt. Doch neben Spaß und Teamgeist stellt sich auch die Frage: Kann man die Weihnachtsfeier steuerlich absetzen?
Erfahren Sie, wie Sie Ihre Weihnachtsfeier als Betriebsausgabe absetzen können, was es mit der 110-Euro-Grenze auf sich hat und welche steuerlichen Regeln gelten.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Weihnachtsfeiern sind als Betriebsveranstaltung steuerlich absetzbar
- Pro Mitarbeitenden gelten 110 € brutto als Freibetrag – darüber hinaus wird die Feier lohnsteuerpflichtig
- Der Freibetrag gilt für maximal zwei Feiern pro Jahr
- Geschenke und Gutscheine zählen mit in den Freibetrag hinein
- Kunden dürfen nicht an der Feier teilnehmen, sonst entfällt die Steuerfreiheit
110-Euro-Freibetrag für Betriebsfeiern: Was bedeutet die Grenze?
Der wichtigste steuerliche Aspekt bei Betriebsfesten wie der Weihnachtsfeier ist der 110-Euro-Freibetrag pro Person. Dieser Betrag bezeichnet die Obergrenze an Kosten pro Mitarbeitenden, bis zu der eine Betriebsfeier lohnsteuerfrei bleibt. Anders ausgedrückt: Bleiben die Kosten pro Teilnehmer unter 110 Euro (inklusive Umsatzsteuer), so gilt die Zuwendung nicht als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Ihr Team kann also feiern, ohne dass jemand dafür Lohnsteuer zahlen muss – weder die Mitarbeitenden, noch Sie als Arbeitgeber.
Netto oder brutto? Wichtig zu wissen: Die 110-Euro-Grenze bezieht sich auf den Bruttobetrag, also inklusive Mehrwertsteuer. In der Praxis bedeutet das, dass Sie pro Mitarbeitenden bis zu 110 Euro brutto für die Weihnachtsfeier ausgeben können, ohne die Steuerfreiheit zu gefährden. Ein Betrag von z.B. 90 Euro netto (107,10 Euro brutto bei 19% MwSt) würde die Grenze somit bereits fast ausschöpfen.
Freibetrag statt Freigrenze: Bei Betriebsfeiern gilt ein Freibetrag. Das heißt, selbst wenn die Kosten pro Kopf mehr als 110 Euro betragen, bleiben 110 Euro davon steuerfrei. Nur der Betrag, der über 110 Euro hinausgeht, wird als Arbeitslohn versteuert. Eine geplante Erhöhung auf 150 € wurde nicht umgesetzt – 2025 bleibt es bei 110 € pro Person. Diese Regelungen gelten übrigens für alle Betriebsfeiern, nicht nur für Weihnachten – mehr dazu in unserem Ratgeber Betriebsfeiern absetzen.
Voraussetzungen: Wann ist die Weihnachtsfeier steuerlich absetzbar?
Damit Ihre Weihnachtsfeier unter die steuerlichen Begünstigungen fällt, müssen ein paar Voraussetzungen erfüllt sein:
- Maximal zwei Betriebsfeiern pro Jahr
- Teilnahme für alle Mitarbeitenden offen
- Dokumentation der Teilnehmenden
1. Maximal zwei Betriebsfeiern pro Jahr
Die Steuerfreiheit gilt nur für zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr. Planen Sie mehr Feiern (z.B. Sommerfest, Weihnachtsfeier und noch ein Jubiläum), können nur zwei davon lohnsteuerfrei bleiben. Bei einer dritten Veranstaltung im Jahr entfällt die Steuerfreiheit, unabhängig von der 110-Euro-Grenze. Als Arbeitgeber haben Sie jedoch ein Wahlrecht, welche zwei Feiern Sie begünstigen. Tipp: Wählen Sie die teuersten zwei Events für die Steuerfreiheit und versteuern Sie die günstigste Feier – so nutzen Sie den Freibetrag optimal aus.
2. Teilnahme für alle Mitarbeitenden offen
Die Feier muss allen Angehörigen des Betriebs (oder zumindest allen Mitgliedern eines Betriebsteils/Abteilung) offenstehen. Eine Weihnachtsfeier nur für die Führungsebene oder nur für ausgewählte Mitarbeitenden zählt nicht als begünstigte Betriebsveranstaltung. Laden Sie also idealerweise das gesamte Team ein – inklusive Teilzeitkräfte, Minijobber und Aushilfen. Auch geringfügig Beschäftigte (Minijobber) gelten als Arbeitnehmer:in und dürfen natürlich mitfeiern; ihre Kosten können genauso berücksichtigt werden.
3 .Dokumentation der Teilnehmenden
Halten Sie fest, wer tatsächlich an der Feier teilgenommen hat. Für die Berechnung der Kosten pro Kopf zählt nämlich die Anzahl der tatsächlichen Teilnehmer.
Hier lauert eine Steuerfalle: Wenn viele Eingeladene absagen, erhöhen sich automatisch die Pro-Kopf-Kosten für die Anwesenden. Seit einem Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) von 2021 müssen die Kosten auf die wirklich erschienenen Personen umgelegt werden, nicht auf alle Eingeladenen. Sagen also z.B. 10 von 50 Mitarbeitenden ab, werden die Gesamtkosten durch 40 (und nicht 50) geteilt – was den Pro-Kopf-Betrag erhöht. Dokumentieren Sie daher die Anwesenheit (z.B. mit einer Teilnehmerliste), um später gegenüber dem Finanzamt belegen zu können, wie Sie die Kosten berechnet haben.
Erfüllen Sie diese Voraussetzungen, ist Ihre Weihnachtsfeier im Grundsatz eine abziehbare Betriebsveranstaltung. Das heißt, Sie können die Kosten als Betriebsausgabe verbuchen und – bei Einhaltung der 110-Euro-Grenze – bleiben die Zuwendungen an die Mitarbeitenden lohnsteuerfrei.
Weihnachtsfeier richtig kalkulieren: Kosten pro Mitarbeitenden im Blick
Damit die 110-Euro-Grenze nicht überschritten wird, ist eine sorgfältige Budgetplanung pro Person entscheidend. Fragen Sie sich also frühzeitig: Wie viel darf die Weihnachtsfeier pro Mitarbeitenden kosten?
1. Alle Kosten einbeziehen
Zunächst müssen Sie alle Ausgaben der Feier summieren. Dazu gehören unter anderem:
- Speisen und Getränke (Catering, Restaurantkosten, Getränkepauschale etc.)
- Miete für Location oder Raum, inklusive Raumdekoration
- Unterhaltungsprogramm: z.B. DJ oder Band, Künstlerhonorare, Moderation
- Organisation: Kosten für eine Eventagentur, Planungshonorare (falls Sie externe Hilfe engagieren)
- Anreise und Transport: falls Sie z.B. einen Shuttle-Service bereitstellen oder Fahrkosten der Mitarbeitenden übernehmen
- Geschenke an Mitarbeitenden im Rahmen der Feier (Sachgeschenke, Tombola-Preise, Gutscheine etc.)
All diese Posten inklusive Umsatzsteuer bilden zusammen die Gesamtkosten Ihrer Weihnachtsfeier. Diese teilen Sie dann durch die Anzahl der teilnehmenden Mitarbeitenden, um die Kosten pro Kopf zu ermitteln.
Beispiel: Betragen die gesamten Ausgaben 5.500 Euro für 50 teilnehmende Personen, liegen Sie mit 110 Euro pro Person genau an der Freibetragsgrenze.
2. Begleitpersonen einrechnen
Dürfen Mitarbeitende eine Begleitperson (Partner o.ä.) mitbringen, werden deren Kosten dem jeweiligen Mitarbeitende zugerechnet. Dadurch erhöht sich dessen Kostenanteil und sein 110-Euro-Freibetrag könnte überschritten werden. Berücksichtigen Sie solche Fälle bei der Planung oder begrenzen Sie ggf. die Einladung von Gästen, um steuerlich im Rahmen zu bleiben.
3. Polster einplanen
Kalkulieren Sie nicht haarscharf mit 110 Euro pro Person. Unerwartete Kosten oder Änderungen der Teilnehmendenzahl können sonst schnell zum Überschreiten führen. Planen Sie lieber etwas Puffer ein, z.B. ein Zielbudget von 90–100 Euro pro Mitarbeitenden, um sicher unter der Grenze zu bleiben.
Durch gute Planung – sowohl bei der Gästeliste als auch beim Budget – stellen Sie sicher, dass Ihre Weihnachtsfeier nicht zum steuerlichen Stolperstein wird. Denken Sie daran: Was zählt, ist der Betrag pro Kopf. Selbst wenn die Gesamtausgaben hoch sind, ist entscheidend, wie viele Personen daran teilhaben.
Was, wenn die 110-Euro-Grenze überschritten wird?
Trotz aller Planung kann es vorkommen, dass die Kosten pro Mitarbeitenden doch über 110 Euro liegen – sei es durch ungeahnte Mehrkosten oder weil weniger Kollegen erschienen sind als erwartet.
Die gute Nachricht: Kann man eine Weihnachtsfeier absetzen, auch wenn sie teurer wird? Ja, aber es gibt steuerliche Konsequenzen.
- Lohnsteuer auf den Mehrbetrag: Bleiben 110 Euro pro Person steuerfrei, nur der Teil darüber hinaus zählt als geldwerter Vorteil (Arbeitslohn). In der Praxis kann der Arbeitgeber diesen übersteigenden Betrag pauschal mit 25% versteuern (zzgl. Solidaritätszuschlag/Kirchensteuer), sodass für die Mitarbeitenden keine individuellen Abzüge entstehen.
- Kein Vorsteuerabzug auf den Mehrbetrag: Wird die 110-Euro-Grenze überschritten, darf die enthaltene Vorsteuer für den übersteigenden Teil nicht geltend gemacht werden. Bis 110 Euro ist der Vorsteuerabzug möglich, darüber hinaus nicht.
- Trotzdem Betriebsausgabe: Die gesamten Ausgaben der Weihnachtsfeier bleiben Betriebsausgaben und mindern Ihren Gewinn. Daran ändert sich nichts, selbst wenn ein Teil lohnsteuerpflichtig wird oder kein Vorsteuerabzug möglich ist.
Weihnachtsfeier verbuchen: Betriebsausgabe, Bewirtung oder Geschenk?
Wenn es ans Buchen der Weihnachtsfeier in der Buchhaltung geht, tauchen Fragen auf wie: „Auf welches Konto buche ich das?“ und „Sind Weihnachtsfeiern Bewirtungskosten?“. Hier gilt:
Betriebsveranstaltung vs. Bewirtungskosten: Eine interne Weihnachtsfeier zählt zu den Betriebsveranstaltungen (freiwillige soziale Aufwendungen) und ist damit ein personalbedingter Aufwand. Bewirtungskosten im steuerlichen Sinn liegen hier nicht vor – die 70%-Abzugsbegrenzung für Kundenbewirtung gilt also nicht. Kosten einer internen Feier sind somit bei Einhaltung der 110-€-Grenze voll absetzbar.
Weihnachtsfeier mit Kunden: Nehmen auch Kunden/Geschäftspartner:innen teil, zählen deren Kosten nicht zur begünstigten Betriebsveranstaltung. Diese Ausgaben müssen als Bewirtungskosten für Externe behandelt werden und sind nur eingeschränkt (meist 70%) abziehbar. Zudem könnten solche „gemischten“ Feiern nicht mehr als lohnsteuerfreie Mitarbeiterveranstaltung anerkannt werden. Deshalb empfiehlt es sich, Kunden separat zu einem eigenen Event einzuladen, damit die Weihnachtsfeier rein intern bleibt und steuerlich begünstigt ist.
Das richtige Aufwandskonto: Buchen Sie die Kosten auf ein Konto für Betriebsveranstaltungen bzw. freiwillige soziale Aufwendungen (lohnsteuerfrei), damit sie als Betriebsveranstaltung erfasst sind. In den gängigen Kontenrahmen gibt es dafür eigene Konten (z.B. SKR03: 4140; SKR04: 6130). Im Zweifel hilft Ihre Steuerberatung bei der richtigen Zuordnung.
Fazit
Mit einer durchdachten Planung und Berücksichtigung der genannten Punkte können Sie Ihre Weihnachtsfeier in vollen Zügen genießen. Steuerlich absetzen und gleichzeitig Ihrem Team etwas Gutes tun – das schließt sich nicht aus. Und bedenken Sie: Die besten Feiern sind die, bei denen alle Spaß haben und Sie als Veranstalter im Budget bleiben. Wenn Sie Inspiration für ein unvergessliches Fest suchen, finden Sie hier 5 Ideen für eine gelungene Weihnachtsfeier, um Ihr Team zu beeindrucken. In diesem Sinne: Viel Erfolg bei der Planung und eine schöne Weihnachtszeit!
FAQ: Häufige Fragen zur steuerlichen Absetzbarkeit der Weihnachtsfeier
Kann man eine Weihnachtsfeier steuerlich absetzen?
Ja. Die Kosten einer Weihnachtsfeier gelten als betrieblich absetzbar. Wichtig ist, dass alle Mitarbeitenden (oder eine ganze Abteilung) eingeladen sind und Sie höchstens zwei Betriebsfeiern im Jahr veranstalten. Bis zu 110 Euro pro Person bleiben dann lohnsteuerfrei.
Wie viel darf eine Weihnachtsfeier pro Mitarbeiter kosten?
Pro Mitarbeitenden dürfen 110 Euro brutto ausgegeben werden, damit die Zuwendungen lohnsteuerfrei bleiben. In diesen Betrag fließen alle direkten Kosten der Feier pro Kopf ein (Speisen, Getränke, Eventkosten, Geschenk etc.). Wird die 110-Euro-Grenze überschritten, bleibt zwar der Betrag bis 110 Euro steuerfrei, aber der überschießende Teil wird steuerpflichtig (als geldwerter Vorteil für den Mitarbeitenden).
Wie verbucht man eine Weihnachtsfeier?
Die Ausgaben für eine Weihnachtsfeier bucht man als betrieblichen Aufwand (keine Privatentnahme o.Ä.). In der Buchhaltung nutzt man dafür in der Regel ein Konto für Betriebsveranstaltungen bzw. freiwillige soziale Aufwendungen. Wichtig ist, alle Belege zu sammeln und zu dokumentieren, wie viele Mitarbeitenden teilgenommen haben und wie hoch die Kosten pro Person waren.
Sind Weihnachtsfeiern Bewirtungskosten?
Nein, interne Weihnachtsfeiern für Mitarbeitenden fallen nicht unter die beschränkten Bewirtungskosten für Geschäftsfreunde. Sie zählen als personalbezogene Veranstaltungen. Daher sind die Kosten im Gegensatz zur Kundenbewirtung zu 100% absetzbar (sofern die 110-Euro-Regel eingehalten wird). Nur wenn auch externe Gäste (Kunden) teilnehmen, müssten Sie die entsprechenden Kostenanteile als Bewirtungskosten behandeln.
Ist eine Weihnachtsfeier mit Kunden steuerlich absetzbar?
Eine Weihnachtsfeier mit Kunden ist nicht lohnsteuerfrei, da die Anwesenheit von Kunden die Veranstaltung von einer reinen Betriebsfeier zu einer Geschäftsveranstaltung macht. Absetzbar sind die Kosten zwar auch hier (als Betriebsaufwand), aber Sie können für die Mitarbeitenden nicht die volle Steuerfreiheit nach der 110-Euro-Regel in Anspruch nehmen. Zudem sind Bewirtungskosten für Kunden nur eingeschränkt abzugsfähig (meist 70%). Besser: Separat mit Kunden feiern und die Weihnachtsfeier intern halten.
Kann man die Weihnachtsfeier für Minijobber absetzen?
Ja. Minijobber sind Teil Ihres Betriebs und gelten als Arbeitnehmer. Wenn sie an der Weihnachtsfeier teilnehmen, gelten für sie die gleichen Steuerregeln. Die Kosten für einen Minijobber zählen also in die Berechnung genauso hinein. Voraussetzung ist natürlich, dass alle Mitarbeitenden – ob Vollzeit, Teilzeit oder Mini – eingeladen sind, damit die Feier als Betriebsveranstaltung anerkannt wird.
Auf welches Konto kann man eine Weihnachtsfeier buchen?
In der Finanzbuchhaltung wird eine Weihnachtsfeier typischerweise auf ein Konto für Betriebsveranstaltungen bzw. „freiwillige soziale Aufwendungen (lohnsteuerfrei)“ gebucht. Je nach Kontenrahmen hat dieses Konto verschiedene Nummern (z.B. SKR03 Konto 4140, SKR04 Konto 6130). Wichtig ist, dass das Konto zu den betrieblichen Aufwendungen gehört und nicht zu Bewirtungskosten für Geschäftspartner. Damit ist klar erkennbar, dass es sich um eine Betriebsveranstaltung handelt.
Welche Gutscheine für Mitarbeitende sind 2025 steuerfrei oder absetzbar?
2025 gelten folgende steuerfreien Gutschein- und Geschenkregelungen: Monatliche Sachzuwendungen bis 50 € pro Mitarbeitenden (z.B. als Gutschein oder Prepaid-Karte) sind steuer- und sozialabgabenfrei. Sachgeschenke bis 60 € aus persönlichem Anlass (z.B. Geburtstag) sind ebenfalls steuerfrei. Gutscheine, die im Rahmen der Weihnachtsfeier übergeben werden, zählen zur 110-€-Grenze der Feier. Darüber hinaus können Arbeitgeber selbstverständlich jede Art von Bonus oder Gutschein gewähren. Diese wären dann aber normal lohnsteuerpflichtig, falls sie die Freibeträge übersteigen.
Disclaimer
Als Eventagentur werden wir von unseren Kunden immer wieder auf die 110-Euro-Grenze und Einsparmöglichkeiten angesprochen. Wir berichten hier von unseren eigenen Erfahrungen. Allerdings sind wir weder ein Steuerbüro, noch dürfen wir rechtlich oder steuerlich beraten. Die o.g. Ratschläge haben wir nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Für eventuelle Fehler haften wir daher nicht. Bitte verstehen Sie dies jedoch nur als Hinweis und suchen Sie Ihre Steuerberatung für weitere Fragen auf.
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