22 Feb. Betriebsfeiern absetzen – Freibetrag, Steuerpflicht & Optimierung

Betriebsfeiern absetzen – Freibetrag, Steuerpflicht & Optimierung

 

Firmenfeiern sind ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskultur in Deutschland. Sie stärken das Betriebsklima, fördern die Mitarbeiterbindung und bieten Unternehmen steuerliche Vorteile – sofern die steuerlichen Regelungen beachtet werden. Doch welche Kosten kann man bei Betriebsfeiern absetzen? Welche Freibeträge gelten? Und worauf sollten Unternehmen achten, um steuerliche Fallstricke zu vermeiden?

Erfahren Sie, wie Sie Betriebsfeiern steuerlich absetzen und welche Kosten unter die steuerlichen Begünstigungen fallen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Betriebsklima verbessern: Betriebsfeiern fördern das Teamgefühl und die Mitarbeiterzufriedenheit
• 110-Euro-Freibetrag beachten: Pro Person sind bis zu 110 € steuerfrei absetzbar
• Gesamtkosten zählen: Alle mit der Feier verbundenen Ausgaben fließen in die Berechnung ein
• Maximal zwei Feiern pro Jahr: Bis zu zwei Firmenfeiern bleiben steuer- und sozialversicherungsfrei
• Steueroptimierung nutzen: Clevere Planung hilft, die Freigrenze einzuhalten

 

Was ist eine Betriebsfeier?

Eine Betriebsfeier ist eine vom Unternehmen organisierte Veranstaltung für die Mitarbeitenden mit dem Ziel, das Arbeitsklima zu stärken und die Belegschaft wertzuschätzen (§ 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a EStG). Der Klassiker unter den Firmenfeiern ist die Weihnachtsfeier, doch auch andere Anlässe bieten sich an, darunter:

• Firmenjubiläen: Meilensteine im Unternehmen gebührend feiern
• Sommerfeste: Teambuilding-Events unter freiem Himmel
• Geschäftsjahresabschlüsse: Erfolge gemeinsam zelebrieren
• Teamevents: Motivation und Zusammenhalt fördern

Unternehmen können steuerliche Vorteile nutzen, wenn sie die gesetzlichen Vorgaben einhalten. Doch welche Regelungen gelten genau? Lesen Sie weiter, wie Sie Betriebsfeiern absetzen.

Kann man Betriebsfeiern steuerlich absetzen?

Betriebsfeiern sind steuerlich absetzbar, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Damit die Aufwendungen als Betriebsausgaben anerkannt werden, muss die Feier einen betrieblichen Anlass haben und darf nicht rein privaten Zwecken dienen. Zudem sollten die Kosten in einem angemessenen Rahmen bleiben.

Viele Unternehmen organisieren regelmäßig Firmenfeiern, um sich bei den Mitarbeitenden für ihre Leistung zu bedanken und den Teamgeist zu stärken. Doch bei der steuerlichen Absetzbarkeit gibt es einige wichtige Punkte zu beachten:

• Kosten für die Location: Mietkosten für Veranstaltungsräume oder Festhallen können als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.
• Musik & Unterhaltung: Die Ausgaben für Bands, DJs oder andere künstlerische Darbietungen sind absetzbar.
• Geschenke für Mitarbeitende: Sachgeschenke sind steuerlich begünstigt, sofern sie die gesetzlichen Grenzen nicht überschreiten.

Doch wie hoch dürfen die Kosten pro Person sein, um steuerlich vorteilhaft zu bleiben?

Freibetrag für Betriebsfeiern: Die 110-Euro-Grenze

Unternehmen können die Kosten für Betriebsfeiern als Betriebsausgaben absetzen, doch die 110-Euro-Freigrenze pro Person spielt eine entscheidende Rolle. Für das Finanzamt gehen alle Kosten der Feier in die Rechnung ein. Das heißt, von der Raummiete, über das Catering bis hin zur Eventagentur und etwaigen Geschenken dürfen den Freibetrag nicht übersteigen. Wird diese Grenze überschritten, hat das steuerliche Konsequenzen:

• Bis 110 Euro brutto pro Person → Die Feier bleibt steuer- und sozialversicherungsfrei.
• Über 110 Euro brutto pro Person → Der gesamte Betrag wird als geldwerter Vorteil dem Arbeitslohn zugerechnet und unterliegt der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht.
• Maximal zwei Betriebsfeiern pro Jahr → Nur die ersten beiden Feiern im Jahr sind steuerfrei (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a S. 3 EStG).

⚠ Achtung: Auch wenn eine dritte Feier nur geringe Kosten verursacht, wird sie voll steuerpflichtig – unabhängig von der Höhe der Aufwendungen.

Bei einer Überschreitung des Freibetrags kippt außerdem der Vorsteuerabzug, was für Unternehmen wiederum unvorteilhaft ist. 

Steuerliche Optimierung: So vermeiden Unternehmen Lohnsteuer-Nachteile

Falls die 110-Euro-Grenze überschritten wird, kann der Arbeitgeber die Steuerlast für Mitarbeitende vermeiden, indem er die übersteigenden Kosten pauschal mit 25 % versteuert und direkt an das Finanzamt abführt. Dadurch bleibt der Arbeitslohn der Angestellten unangetastet.

Welche Kosten einer Betriebsfeier sind steuerlich absetzbar?

Folgende Aufwendungen sind bei einer Betriebsfeier steuerlich absetzbar:

✅ Verpflegung: Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten
✅ Reisekosten: Fahrt- und Übernachtungskosten für Teilnehmende
✅ Unterhaltung: Musik, Künstlerauftritte und sonstige Programmpunkte
✅ Eintrittskarten: Kulturelle und sportliche Veranstaltungen im Rahmen der Feier
✅ Sachgeschenke: Kleine Aufmerksamkeiten für Mitarbeitende (keine Barzuwendungen)
✅ Gutscheine: Zweckgebundene Gutscheine für die genannten Kostenpunkte
✅ Begleitpersonen: Aufwendungen für mit eingeladene Gäste von Mitarbeitenden
✅ Sonstige Kosten: Raummiete, Beleuchtung, Eventmanager, Sanitäter, behördliche Gebühren, Trinkgelder, Stornokosten sowie Verbrauchskosten für Energie und Wasser in den Veranstaltungsräumen

Durch eine clevere Planung und Kostenkontrolle können Unternehmen die steuerlichen Vorteile von Firmenfeiern optimal nutzen und unerwartete Steuerlasten vermeiden.

Muss ich die Firmenfeier beim Finanzamt anmelden?

Nein, Sie müssen Ihre Firmenfeier nicht beim Finanzamt anmelden. Sie müssen jedoch die Kosten für die Feier in Ihrer Unternehmensabrechnung angeben. Möchten Sie die Feier als Betriebsausgabe absetzen, müssen Sie nachweisen, dass es sich um eine betriebliche Veranstaltung handelt. Eine Einladung mit Firmenlogo oder ein Protokoll, das das Unternehmensziel der Feier festhält, reicht als Nachweis aus.

Wenn sie die Kosten von Betriebsfeiern absetzen wollen, gehen Sie am besten schrittweise vor: 

1. Gesamtkosten ermitteln
2. Aufwand pro Kopf berechnen
3. Begleitung einberechnen

 

Schritt 1: Gesamtkosten ermitteln

Alle Kosten, die mit der Feier verbunden sind, zählen zu den Gesamtkosten. Dazu gehören Raummiete, Dekoration, Technik, Musik, künstlerische Darbietungen sowie Speisen, Getränke und Planungskosten. Auch Transport und Übernachtungen fallen unter die Gesamtkosten.

Schritt 2: Aufwand pro Kopf berechnen

Teilen Sie die Gesamtkosten durch die Anzahl der Gäste. Ausgenommen sind Angestellte, die die Feier beruflich organisieren oder repräsentative Aufgaben übernehmen, wie zum Beispiel Geschäftsführende.

Schritt 3: Begleitung einberechnen

Nehmen Begleitpersonen teil, müssen Sie genau angeben, welche Begleitperson zu welchem Mitarbeiter gehört. Die Kosten für externe Gäste zählen zum 110-Euro-Budget des Mitarbeiters. Übersteigen die Gesamtkosten das Budget, wird die Feier nicht steuerfrei.

Steuerliche Behandlung der 110-Euro-Grenze

Die Feier bleibt steuerfrei, wenn die Kosten pro Mitarbeiter 110 Euro nicht überschreiten. Das bedeutet, es handelt sich nicht um Arbeitslohn, und Mitarbeiter müssen keine Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträge zahlen. Der Arbeitgeber kann zudem den Vorsteuerabzug geltend machen, solange der Freibetrag nicht überschritten wird.

Da nur zwei Betriebsfeiern pro Jahr steuerfrei sind, müssen Sie transparent kommunizieren, welche Feiern steuerfrei bleiben. Wenn mehr als zwei Feiern geplant sind, können Mitarbeiter die günstigste Veranstaltung versteuern lassen.

In vielen Unternehmen wird der steuerliche Lohnanteil pauschal mit 25 Prozent versteuert und direkt an das Finanzamt abgeführt (§ 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG). Hierbei fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an, aber ggf. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.

Kann ich auch Betriebsausgaben für Mitarbeitenden absetzen, die nicht an der Feier teilnehmen?

Ja, aber nur die tatsächliche Gästezahl zählt. Wenn viele Personen kurzfristig absagen, kann das dazu führen, dass die Freigrenze überschritten wird. Das Finanzgericht Köln entschied, dass nur die planmäßige Gästezahl berücksichtigt werden darf (FG Köln, Urteil v. 27.6.2018, Az. 3 K 870/17). Dieses Urteil wird jedoch weiterhin angefochten. Planen Sie daher immer einen finanziellen Puffer ein oder gehen Sie davon aus, dass nicht alle Teammitglieder erscheinen werden. Es ist oft einfacher, zusätzliche Gäste hinzu zu buchen, als bereits angemeldete Personen zu stornieren.

Gibt es für die steuerliche Behandlung einen Unterschied zwischen Weihnachtsfeier und Betriebsfeier?

Nein, steuerlich gibt es keinen Unterschied. Eine Weihnachtsfeier ist eine Betriebsfeier mit einem speziellen Anlass und Motto. Beide können als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Weihnachtsfeier als eine der beiden steuerfreien Firmenfeiern im Jahr einplanen.

Wie kann ich bei einer Betriebsfeier sparen?

Um die 110-Euro-Freigrenze nicht zu überschreiten, ist eine gute Planung wichtig. Ein großer Kostenfaktor ist oft die Location. Wenn Sie eigene Räume nutzen, sparen Sie die Raummiete. Allerdings müssen Sie dann mehr Aufwand für die Vorbereitung und Reinigung einplanen. Wenn Ihre Angestellten diese Aufgaben übernehmen, zählen diese Kosten nicht zur Gesamtrechnung. Im Sommer können Sie den Betriebshof oder Parkplatz als Open-Air-Location nutzen.

Verzicht auf Geschenke

Verzichten Sie darauf, Geschenke im Rahmen der Betriebsfeier zu verteilen. Diese zählen ebenfalls zu den Gesamtkosten. Wenn Sie Weihnachtsgeschenke verschenken möchten, planen Sie dafür besser einen anderen Tag ein. Arbeitgeber können ihren Mitarbeitenden monatlich Sachleistungen im Wert von bis zu 50 Euro zukommen lassen, zum Beispiel Tankgutscheine, Gutscheinkarten oder ein Jobticket.

Catering in Buffet-Form

Beim Catering können Sie ebenfalls sparen. Statt eines Menüs bietet sich ein Buffet an, da es günstiger ist und weniger Personal benötigt wird. Fragen Sie auch nach günstigeren Alternativen für das Buffet. Es muss nicht immer teures Rinderfilet sein. Auch hochprozentige Getränke können Sie meiden. Bier, Wein, Sekt und Softgetränke reichen für eine Betriebsfeier in der Regel aus.

Kein Transfer

Wenn die Location gut mit dem ÖPNV erreichbar ist, können Sie auch beim Transfer sparen. Ein eigener Bus ist zwar praktisch, aber teuer. In vielen urbanen Gegenden haben Mitarbeitende bereits Monats- oder Jahreskarten. Achten Sie also bei der Wahl der Location auf eine gute Anbindung.

Weniger Gäste

Verzichten Sie außerdem auf externe Gäste. Das macht die Berechnung der Pro-Kopf-Kosten einfacher. Außerdem können sich alle Mitarbeitenden entspannen. So bleibt die Feier ungezwungen und ohne die Notwendigkeit, neue Kunden zu gewinnen.

Organisation in Eigenregie

Zuletzt können Sie bei den Eventmanagement-Kosten sparen, wenn Sie die Feier selbst organisieren. Achten Sie jedoch darauf, dass sich dies im Kosten-Nutzen-Verhältnis lohnt und dass Ihre Mitarbeitenden nicht von ihren eigentlichen Aufgaben abgehalten werden.

Fazit: Lohnt sich eine Betriebsfeier?

Eine Firmenfeier ist eine Investition in das Betriebsklima. Sie fördert den Teamzusammenhalt und steigert die Motivation der Mitarbeitenden. Wenn Sie steuerliche Vorteile nutzen und die Feier gut planen, kann sie sich durchaus lohnen. Achten Sie darauf, die Kosten im Blick zu behalten und clever zu sparen.

Wichtig: Eine Betriebsfeier muss nicht teuer sein, um erfolgreich zu sein. Entscheidend ist eine gute Planung und die Einbeziehung aller Mitarbeitenden. Überlegen Sie sich im Vorfeld, was Sie mit der Feier erreichen möchten und wie Sie diese umsetzen.

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Take-aways Betriebsfeiern absetzen – Was sollten Sie mitnehmen?

Wer hart arbeitet, verdient eine Wertschätzung – zum Beispiel durch eine Betriebsfeier. Eine solche Feier kann das Betriebsklima deutlich verbessern. Um steuerlich zu sparen, sollten Sie die 110-Euro-Grenze im Auge behalten. Berechnen Sie alle Kosten der Feier, einschließlich der Location, des Caterings und etwaiger Geschenke. Zwei Betriebsfeiern pro Jahr sind steuerfrei. Falls mehr als zwei Feiern geplant sind, können Ihre Mitarbeitenden selbst wählen, welche beiden sie steuerfrei behandeln möchten. Mit einigen cleveren Anpassungen, wie zum Beispiel einem Buffet statt eines Menüs oder der Vermeidung von hochprozentigen Getränken, können Sie viel Geld sparen.

Entdecken Sie in unserem Blogartikel Ideen für sommerliche Outdoor-Teamevents: Die besten Ideen für eine Betriebsfeier – So wird das Sommerfest zum Highlight des Jahres

 

Disclaimer

Als Eventagentur werden wir von unseren Kunden immer wieder auf die 110-Euro-Grenze und Einsparmöglichkeiten angesprochen. Wir berichten hier von unseren eigenen Erfahrungen. Allerdings sind wir weder ein Steuerbüro, noch dürfen wir rechtlich oder steuerlich beraten. Die o.g. Ratschläge haben wir nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Für eventuelle Fehler haften wir daher nicht. Bitte verstehen Sie dies jedoch nur als Hinweis und suchen Sie Ihre Steuerberatung für weitere Fragen auf.

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