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Die steuerliche Behandlung einer Betriebsfeier – welche Steuervorteile gibt es für Unternehmen

Die steuerliche Behandlung einer Betriebsfeier – welche Steuervorteile gibt es für Unternehmen

 

Die Betriebsfeier ist fester Bestandteil der Unternehmenskultur in Deutschland, doch auch die steuerliche Behandlung ist ein wichtiges Thema. Auch wenn sie in den letzten Jahren immer wieder in die Kritik geraten ist, so hat sie doch durchaus ihre Berechtigung. Denn eine gelungene Feier fördert die Identifikation der Mitarbeitenden mit dem Unternehmen und stärkt das Betriebsklima. Gleichzeitig bietet sie die Möglichkeit, sich bei langjährigen Angestellten für deren Treue zu bedanken. Doch welche Kosten können bei einer Betriebsfeier abgesetzt werden? Und was ist bei der steuerlichen Behandlung einer Betriebsfeier zu beachten? Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick und zeigt, welche Kosten tatsächlich absetzbar sind.

Das Wichtigste in aller Kürze

  • Eine Betriebsfeier unterstützt ein positives Betriebsklima
  • Bedenken Sie bei der steuerlichen Behandlung die 110-Euro-Grenze
  • Alle Kosten der Betriebsfeier gehen in die Berechnung der Steuer ein
  • Bis zu zwei Feiern pro Jahr sind für die Teammitglieder steuer- und beitragsfrei
  • Sparen Sie clever, um unter der Freigrenze zu bleiben

 

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Definition Betriebsfeier

Eine Betriebsfeier ist eine Feier, die von einem Arbeitgeber für seine Angestellten veranstaltet wird. Ziel einer Betriebsfeier ist es in der Regel, das Betriebsklima zu verbessern oder den Mitarbeitenden einfach einmal Danke zu sagen (§ 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a EStG). Viele Betriebsfeiern finden in Form einer Weihnachtsfeier am Ende des Jahres statt. Doch auch zu anderen Anlässen wie dem Firmenjubiläum, dem Abschluss eines erfolgreichen Geschäftsjahres oder einfach nur so, um etwas Abwechslung in den Arbeitsalltag zu bringen, kann man eine Betriebsfeier veranstalten.

Welche Aufwendungen können als Betriebsausgaben steuerlich abgesetzt werden?

Blauer CocktailKann eine Betriebsfeier von der Steuer abgesetzt werden? Ja, Betriebsfeiern können in der Regel von der steuerlich geltend gemacht werden. Allerdings müssen für eine günstige steuerliche Behandlung bestimmte Kriterien erfüllt sein, um absetzbar zu sein. Zum Beispiel muss die Feier im Zusammenhang mit dem Betrieb stehen und darf nicht ausschließlich privaten Zwecken dienen. Außerdem müssen die Kosten für die Feier angemessen sein.

Viele Unternehmen veranstalten jedes Jahr eine Betriebsfeier, um mit ihren Angestellten zu feiern und sich für ein erfolgreiches Geschäftsjahr zu bedanken. Aber was, oft vergessen wird, ist, dass es bei den Kosten, die als Betriebsausgaben abgesetzt werden sollen, einiges zu beachten gilt. Prinzipiell sind alle Kosten absetzbar: Zum Beispiel können Sie die Kosten für das Mieten eines Raumes oder einer Halle, in der die Betriebsfeier stattfindet, von der Steuer absetzen. Auch die Kosten für Musik und Unterhaltung können als Betriebsausgaben abgesetzt werden oder aber die Kosten für Geschenke, die an die Angestellten vergeben werden.

Wie hoch sind die Pauschalbeträge für Betriebsfeiern?

Münzen und StifteNach einem harten Arbeitstag ist es schön, sich mit den Kollegen zu treffen und einen Feierabenddrink zu genießen. Oder vielleicht hat Ihr Unternehmen ja auch eine Weihnachtsfeier oder eine andere Art von Betriebsfeier geplant. In der Regel können die Kosten für Betriebsfeiern als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Allerdings gibt es für die Angestellten in Sachen Lohnabrechnung einiges zu beachten. Denn, kostet eine Betriebsfeier mehr als 110 Euro brutto pro Person, fallen für jede Person Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge an. Außerdem kippt der Vorsteuerabzug, was für das Unternehmen wiederum unvorteilhaft ist. Gemäß § 19, Abs. 1, Nr. 1a, S. 3 EStG sind grundsätzlich nur bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr steuer- und beitragsfrei. Die Kosten dürfen den Betrag von 110 Euro allerdings nicht übersteigen.

Für das Finanzamt gehen dabei alle Kosten der Feier in die Rechnung ein. Das heißt, von der Raummiete, über das Catering bis hin zur Eventagentur und etwaigen Geschenken dürfen den Freibetrag nicht übersteigen. 

Dazu ist die dritte Betriebsfeier im Jahr, unabhängig von der Höhe, immer voll lohnsteuerpflichtig. Es gibt allerdings einen Kniff, mit der Sie Ihre Mitarbeitenden vor unangenehmen Steuerbelastungen infolge einer Veranstaltung befreien können. Den Teil, der die Freigrenze von 110 Euro brutto überschreitet, kann der Arbeitgeber pauschal mit 25 Prozent versteuern und an das Finanzamt überführen. Somit bleibt der Arbeitslohn unangetastet.

Folgende Aufwendungen können steuerlich angesetzt werden:

  • Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten
  • Fahrt- und Übernachtungskosten
  • Musik, künstlerische Darbietungen 
  • Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen im Rahmen der Betriebsfeier
  • Geschenke; ausgenommen sind Barzuwendungen
  • Gutscheine oder Bargeld zur zweckgebundenen Verwendung für die o.g. Punkte
  • Zuwendungen an Begleitpersonen von Angestellten
  • Aufwendungen für Räume, Beleuchtung, Eventmanager, Sanitäter, die Erfüllung behördlicher Auflagen, Trinkgelder, Stornokosten, Energie- und Wasserverbrauch in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers etc.

Muss ich die Feier beim Finanzamt anmelden?

Gebäude aus GlasNein, Sie müssen Ihre Betriebsfeiern nicht beim Finanzamt anmelden. Allerdings müssen Sie die Kosten für die Feier in Ihrer Unternehmensabrechnung angeben. Wenn Sie die Feier als Betriebsausgabe absetzen wollen, müssen Sie nachweisen können, dass es sich um eine betriebliche Veranstaltung handelt. Dazu gehört zum Beispiel eine Einladung mit Firmenlogo oder ein Protokoll der Feier, in dem das Unternehmensziel der Veranstaltung festgehalten ist.

Bei der steuerlichen Behandlung der Kosten gehen Sie am besten schrittweise vor: 

  1. Gesamtkosten ermitteln
  2. Aufwand pro Kopf berechnen
  3. Begleitung einberechnen

 

Schritt 1: Gesamtkosten ermitteln

In die Gesamtkosten einer Betriebsfeier gehen alle Aufwendungen ein, die im Zusammenhang mit der Feier stehen. Dazu gehören u.a. Kosten für die Raummiete, Dekorationen, Technik, Musik, künstlerische Darbietungen, Speisen und Getränke, Planungskosten, Kosten für Transport und Übernachtungen.

Schritt 2: Aufwand pro Kopf berechnen

Die Gesamtkosten werden nun durch die Anzahl aller Gäste geteilt. Nicht mit einzuberechnen sind lediglich jene Angestellten, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit an der Veranstaltung teilnehmen. Das können bspw. Personen sein, die für die Organisation und Durchführung der Betriebsfeier verantwortlich sind oder auch die Geschäftsleitung, die repräsentative Zwecke erfüllt.

Schritt 3: Begleitung einberechnen

Ist bei der Betriebsfeier auch eine Begleitung erlaubt, muss genau aufgeschlüsselt werden, welche Begleitperson zu welchem Angestellten gehört. Denn die Pro-Kopf-Kosten für externe Gäste gehen in das 110-Euro-Budget des jeweiligen Mitarbeitenden ein. Dies kann schnell zu einer Überschreitung der Freigrenze führen.

Steuerliche Behandlung der 110-Euro-Grenze

Die Betriebsfeier bleibt steuerfrei, insoweit die Kosten pro Mitarbeitenden nicht mehr als 110 Euro brutto betragen. Das bedeutet, dass es sich nicht um Arbeitslohn handelt und Angestellte keine Lohnsteuer und Beiträge zur Sozialversicherung zahlen müssen. Außerdem kann der Arbeitgeber den Vorsteuerabzug auch nur geltend machen, insofern der Freibetrag nicht überschritten wird.

Da lediglich zwei Veranstaltungen im Jahr für den Arbeitnehmenden steuerfrei sind, muss hier transparent kommuniziert werden. Denn Angestellte haben ein Wahlrecht, welche beiden Veranstaltungen sie als steuerfrei behandeln wollen. Sind bspw. drei Veranstaltungen geplant, die jeweils die 110 Euro nicht überschreiten, kann der Angestellte die günstigste Veranstaltung versteuern lassen.

Allerdings entscheiden sich die meisten Unternehmen dafür, den steuerlichen Lohnanteil pauschal mit 25 Prozent zu versteuern und direkt an das Finanzamt abzuführen (§ 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG). Dazu kommen jedoch ggf. noch Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer, die auch pauschal berechnet werden. Sozialversicherungsbeiträge fallen bei der Pauschalbesteuerung nicht an.

Kann ich auch Betriebsausgaben für Mitarbeitenden absetzen, die nicht an der Feier teilnehmen?

Ja und nein. Das Finanzamt geht von der tatsächlichen Zahl der Gäste aus, die auf der Veranstaltung erscheinen. Sagen viele Personen kurzfristig ab, kann das für alle anderen kostspielige Folgen haben, wenn die Freigrenze plötzlich überschritten wird. Allerdings entschied das Finanzgericht Köln, dass nur die planmäßige Gästezahl eingerechnet werden kann (FG Köln, Urteil v. 27.6.2018, Az. 3 K 870/17). Dieses Urteil wird jedoch in der Praxis weiterhin angefochten. Es ist also ratsam, immer einen finanziellen Puffer einzuberechnen oder bei der Planung gleich davon auszugehen, dass nicht alle Teammitglieder auch tatsächlich erscheinen werden. Oft ist es weniger problematisch, weitere Gäste kurzfristig dazuzubuchen, als welche zu stornieren.

Gibt es für die steuerliche Behandlung einen Unterschied zwischen Weihnachtsfeier und Betriebsfeier?

Nein, es gibt keinen Unterschied zwischen Weihnachtsfeier und Betriebsfeier. Beide sind Betriebsausgaben und können von Ihrem Unternehmen abgesetzt werden. Eine Weihnachtsfeier ist lediglich eine Betriebsfeier, die zu einer bestimmten Jahreszeit stattfindet und ein eindeutiges Motto hat. Sie ist steuerlich jedoch nicht anders zu behandeln. Bei den zwei steuerfreien Betriebsfeiern jährlich sollten Sie also unbedingt schon im Voraus an die Weihnachtsfeier denken.

Wie kann ich bei einer Betriebsfeier sparen?

Anstoßen beim gemeinsamen EssenUm die Freigrenze von 110 Euro brutto nicht zu sprengen, ist eine gute Planung nötig. Ein großer Faktor bei den Kosten ist oft die Location. Wenn Sie betriebseigene Räume nutzen, sparen Sie die Raummiete. Allerdings haben Sie dann auch mehr Aufwand intern, den Raum vorzubereiten, auszustatten und wieder sauberzumachen. Kümmern sich die eigenen Angestellten darum, gehen diese Kosten nicht in die Berechnung der Gesamtkosten ein. Im Sommer könnte man so den Betriebshof oder den eigenen Parkplatz in eine Open-Air-Location verwandeln.

Geben Sie in Verbindung mit der Betriebsfeier keine Geschenke aus. Diese gehen auch in die Berechnung der Gesamtkosten ein. Wenn Sie Weihnachtsgeschenke verteilen möchten, nutzen Sie lieber einen anderen Tag. Denn Arbeitgeber können ihren Angestellten monatlich Sachleistungen im Wert von 50 Euro zukommen lassen. Dazu gehören Tankgutscheine, Gutscheinkarten für bestimmte Geschäfte, ein Jobticket oder ein anderes Sachgeschenk.

Beim Catering können Sie sparen, indem Sie ein Buffet anstatt eines Menüs wählen. Ein Menü ist deutlich teurer als ein Buffet, weil mehr Personal benötigt wird, damit alle Gäste zeitgleich ihr Essen erhalten. Fragen Sie auch beim Buffet nach günstigeren Alternativen. Es muss nicht immer das argentinische Rinderfilet sein. Zudem sparen Sie auch viel Geld, wenn Sie auf hochprozentige Getränke verzichten. Für eine Betriebsfeier sind Bier, Wein und Sekt sowie Softgetränke in der Regel völlig ausreichend. 

Wenn Sie keinen weiten Weg zur Location haben und den ÖPNV nutzen können, können Sie beim Transfer sparen. Ein eigener Bus ist sehr angenehm, um gemeinsam die Location zu erreichen, aber auch teuer. Gerade im urbanen Raum verfügen viele Teammitglieder sowieso über eine Monats- oder Jahreskarte. Achten Sie bei der Wahl der Räumlichkeit also am besten auf eine gute Anbindung.

Verzichten Sie außerdem auf externe Gäste. Zum einen macht es die Berechnung der Pro-Kopf-Kosten unnötig kompliziert. Zum anderen sollten Sie genau überlegen, ob eine Betriebsfeier nicht eh lieber intern bleiben sollte, damit sich alle entspannen können und nicht das Gefühl haben, dass sie auf der Feier noch Kunden akquirieren müssen.

Als Letztes kann man die Kosten für das Eventmanagement einsparen, indem man alles selbst organisiert. Hierbei gilt es allerdings zu bedenken, ob dies in einem angemessenen Kosten-Nutzen-Verhältnis steht und die eigenen Angestellten nicht vielleicht profitabler in ihrem Kerngeschäft eingesetzt werden können. 

Fazit: Lohnt sich eine Betriebsfeier?

Eine Betriebsfeier ist eine Investition in das Betriebsklima. Sie verbindet die Teammitglieder und stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl. Außerdem können sie ein wichtiger Faktor für die Motivation der Mitarbeitenden sein. Allerdings sollten Sie bereits bei der Planung einer Betriebsfeier auch einige steuerliche Aspekte beachten. So können Sie zum Beispiel bestimmte Aufwendungen von der Steuer absetzen. Insgesamt lohnt sich eine Betriebsfeier also durchaus, allerdings sollten Sie sich im Vorfeld gut informieren und die Kosten im Blick behalten. 

Eines ist jedoch klar: Eine Betriebsfeier muss nicht teuer sein, um erfolgreich zu sein. Es kommt vielmehr darauf an, dass sie gut geplant ist und alle Mitarbeitenden mit einbezieht. Wenn Sie sich für eine Betriebsfeier entscheiden, sollten Sie also genau überlegen, was Sie damit erreichen wollen – und vor allem: Wie Sie es am besten umsetzen.


Take-aways steuerliche Behandlung einer Betriebsfeier – Was sollten Sie mitnehmen?

Wer hart arbeitet, braucht auch mal eine Belohnung oder Wertschätzung in Form einer Betriebsfeier. Unbestritten fördert dies ein positives Betriebsklima. Für eine günstige steuerliche Behandlung sollten Sie dabei an die 110-Euro-Grenze denken. Bedenken Sie dabei alle Kosten einer Betriebsfeier für die Berechnung der Steuer, von der Location, über das Catering bis hin zu etwaigen Geschenken und auch die Kosten für Gäste. Bis zu zwei Feiern im Jahr sind für Ihre Angestellten steuer- und beitragsfrei. Dabei können sie selbst wählen, welche beiden es sein sollen, wenn es mehr als zwei Feiern gibt. Sparen Sie auf die clevere Art und Weise, um unter der Freigrenze zu bleiben. Mit kleinen Veränderungen, bspw. ein Buffet statt eines Menüs, können Sie bereits viel Geld sparen. Auch hochprozentige Getränke belastet die Kasse oft überdurchschnittlich stark.

Entdecken Sie in unserem Blogartikel Ideen für sommerliche Outdoor-Teamevents: Die besten Ideen für eine Betriebsfeier – So wird das Sommerfest zum Highlight des Jahres

 

Disclaimer

Als Eventagentur werden wir von unseren Kunden immer wieder auf die 110-Euro-Grenze und Einsparmöglichkeiten angesprochen. Wir berichten hier von unseren eigenen Erfahrungen. Allerdings sind wir weder ein Steuerbüro, noch dürfen wir rechtlich oder steuerlich beraten. Die o.g. Ratschläge haben wir nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt. Für eventuelle Fehler haften wir daher nicht. Bitte verstehen Sie dies jedoch nur als Hinweis und suchen Sie Ihre Steuerberatung für weitere Fragen auf.


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